Gérer les erreurs

Lors de la vie de chaque liste, il arrive forcément que des adresses soient en erreur. Cela peut arriver pour plusieurs raisons :

• Un·e abonné·e a changé d’adresse et son abonnement n’a pas été mis à jour
• Une boîte mail est pleine et refuse les messages
• Un fournisseur de messagerie rejette les messages en les considérant comme du spam
• …

Il faut donc s’occuper de maintenir ses bases d’adresses à jour, ce qui est partiellement automatique.

Sympa détecte les adresses qui ne fonctionnent pas. Si une adresse génère trop d’erreurs, il la désabonne automatiquement. Dans ce cas, les propriétaires reçoivent un message de ce type :

Dans ce cas, suivez le lien pour voir quelle proportion des abonné·es de la liste sont en erreur.

• L’idéal est d’avoir aussi peu d’erreurs que possible (moins de 1%).
• Entre 1 et 10%, le taux est acceptable mais il faut essayer de le faire baisser.
• Au-delà de 10%, c’est un taux problématique. Vous recevez donc une alerte.
• Au-delà de 50%, votre liste est bloquée. Vous ne pouvez plus envoyer de messages tant que vous n’avez pas supprimé suffisamment d’adresses en erreur. Mais c’est vraiement un niveau extrême.

Il est conseillé d’effectuer ces vérifications environ une fois par mois, ou au minimum lorsque vous recevez un message d’alerte.

Avertissement préalable : si vous supprimez les erreurs d’une adresse ou si vous la désabonnez, les administrateurs n’auront plus aucune information à propos de ce qui a causé les erreurs pour cette adresse. Si vous ne comprenez pas la cause d’une erreur (en vous aidant des explications ci-dessous), il faut donc ne rien supprimer, et nous contacter.

Suivez le lien dans le message d’alerte, ou suivez ce parcours :

• Connectez-vous à l’interface web
• Allez sur la page Mes listes
• Pour chaque liste à vérifier, cliquez sur le lien Voir les abonnés :
  
• A gauche, sous les Options de liste, cliquez sur le lien Taux d’erreurs : xx% :
  

Vous voyez alors une liste d’adresses en erreur, comme ceci :

Si une adresse a été en erreur mais ne l’est plus (par exemple s’il y a une erreur ancienne, et que depuis, il y a eu des envois mais pas d’erreur), vous pouvez effacer ses erreurs.

• Cochez la case devant l’adrese.
• En bas de la liste, cliquez sur Annuler les erreurs pour les abonnés sélectionnés.

Si une adresse comporte un grand nombre d’erreurs (plus de 10) sur une grande période (plusieurs semaines), vous pouvez la désabonner tout de suite. Manifestement, cette adresse n’existe plus.

• Cochez la case devant l’adresse.
• En bas de la liste, cliquez sur Désabonner les adresses sélectionnées.
• Une page de confirmation s’affiche, cliquez sur Confirmer.
• Revenez à la page de gestion des erreurs.

Dans les autres cas, il faut regarder plus en détails.

Dans la liste des erreurs, cliquez sur l’adresse.

Vous voyez alors les détails de l’abonné·e :

Les éléments qui nous intéressent sont en bas : le Statut, le Nombre d’erreurs, et le lien Dernière erreur.

Voici les actions à entreprendre suivant le Statut :

• Bad destination mailbox address (5.1.1) → L’adresse n’existe plus. A désabonner.
• Other or undefined protocol status (5.5.0) → Erreur indéfinie. Il faut regarder les détails. Mais le code commence par 5, il s’agit donc a priori d’une erreur définitive, comme une boîte mail qui n’existe plus.
• Delivery time expired (4.4.7) → Erreur temporaire, comme par exemple une boîte mail pleine. Désabonner s’il y a eu beaucoup d’erreur successives.
• Mailbox disabled, not accepting messages (4.2.1) → Cette erreur indique que la boite mail est inactive et / ou désactivée. Contacter l'abonné pour en savoir plus.

Si le statut n’a pas été suffisant pour savoir quoi faire, il faut regarder les détails.

Cliquez sur le lien Dernière erreur.

Vous obtenez un message assez long et cryptique. Il faut y retrouver les causes de l’erreur.
Voici quelques exemples, avec à chaque fois une capture d’écran sur laquelle vous voyez l’endroit où figure l’information. :

• exited with EX_TEMPFAIL → Message propre aux adresses @spfxx.org. Signifie que la boîte mail est pleine. Vérifiez avec la personne en question si elle utilise cette adresse. Si vous savez que l’adresse n’est plus utilisée, il faut certainement la supprimer.
  
• mailbox unavailable → Signifie que l’adresse n’existe plus. A désabonner.
• The email account that you tried to reach is over quota. → La boîte mail est pleine. Désabonner s’il y a eu beaucoup d’erreurs successives.
• Requested actions not taken as the mailbox is unavailable → Signifie que l’adresse n’existe plus. A désabonner.
  
• Message not accepted for policy reasons → Il s’agit d’une erreur complexe dûe à une mauvaise configuration anti-spam, soit chez l’expéditeur soit chez le destinataire du message. Ne supprimez surtout pas l’erreur, et contactez Mathieu pour en savoir plus.