Archiver des messages

L’archivage permet de déplacer des messages hors de votre boîte mail pour les conserver sur votre ordinateur. Ils ne seront ainsi plus sur le serveur. C’est le meilleur moyen pour éviter d’atteindre votre quota de stockage.

Avantages de l’archivage :

• Vous libérez de l’espace sur le serveur, ce qui évite que votre boîte mail soit pleine.
• Vous conservez les messages localement sur votre ordinateur, où le quota est quasi-illimité.

Inconvénients de l’archivage :

• Les emails archivés ne sont accessibles que depuis l’ordinateur où ils ont été archivés.
• Les emails archivés n’étant plus sur le serveur, ils ne bénéficient plus de la sauvegarde du serveur. Il est donc indispensable de disposer d'une sauvegarde du contenu de votre ordinateur, mais c'est de toute façon une protection qui est plus que fortement conseillée dans tous les cas.

L’archivage ne concerne que les comptes configurés en IMAP, pas ceux qui sont configurés en POP (dans les comptes POP, tous les messages sont rapatriés localement sans délai). Il n'est pas possible non plus d'effectuer un archivage depuis le webmail. Il faut nécessairement utiliser un logiciel de messagerie.

Après ou à la place de l’archivage, vous pouvez également exporter vos messages.

Une fois vos messages archivés, ils ne seront présents que sur l’ordinateur où ils auront été archivés. Il faut donc :

• Toujours effectuer l’archivage sur le même ordinateur, pour avoir toutes vos archives au même endroit.
• S’assurer que les messages archivés sont bien sauvegardés.
• Lorsque vous changerez d’ordinateur, transférez manuellement les messages archivés sur le nouvel ordinateur, avec les explications qui sont ici.

Dans les Dossiers locaux, créez un dossier, que vous nommez Archive (ou si vous avez plusieurs boîtes mail sur le même ordinateur, Archive contact par exemple).

Ouvrez les Paramètres du compte, en faisant un clic droit sur son nom dans la colonne de gauche.

Allez sur Copies et dossiers.

Cochez Conserver les archives…, puis dans le menu déroulant Autre choisissez le dossier que vous avez créé à la première étape.

Cliquez sur Options d’archivage.

Cochez Conserver la structure existante… et choisissez si vous voulez que les archives soient triées par mois, année ou pas du tout (nous conseillons par année).

Validez.

Pour l'archivage de Thunderbird, Il vous faudra également créer un dossier virtuel.

Pour cela, cliquez sur le menu burger en haut à droite du logiciel de messagerie et choisissez Outils puis Rechercher dans les messages :

Dans la fenêtre qui s’ouvre, il vous faut définir vos critères d'archivage :

Tout d'abord, assurez-vous de sélectionner au sein du menu déroulant “Rechercher des messages dans” la boite de messagerie sur laquelle vous souhaitez mettre en place l'archivage.

Ensuite, il vous faut définir la condition d'archivage pour que Thunderbird sache quels sont les emails à archiver.

Nous allons ici cibler les messages reçus il y a plus de deux ans (Ce que nous conseillons)

La condition à indiquer est la suivante :

• Âges en jour - est plus grand que - 730

Cliquez ensuite sur Enregistrer comme dossier virtuel

Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous permettant de finaliser la création du dossier virtuel.

Les données à indiquer sont les suivantes :

Nom : le nom que vous souhaitez donner au dossier virtuel (dans notre exemple le nom est : emails 2 ans)

Créer comme sous dossier de : sélectionnez ici votre boite de messagerie

Enfin, cliquez sur le bouton Créer.

A cette étape, vous avez créé un dossier virtuel pour votre adresse email, qu'utilisera Thunderbird pour effectuer son archivage.

Vous pouvez maintenant, fermer la fenêtre de configuration (elle ne se ferme pas automatiquement une fois le dossier virtuel créé)

Et, si toutes les etapes précedentes ont été correctement suivi, vous devriez voir apparaitre votre dossier virtuel au sein de votre messagerie (la couleur du dossier virtuel est ~rose par défaut)

Si vous avez plusieurs boîtes mail, il vous faudra créez un dossier virtuel pour chacune d’entre elles.

La configuration est terminée, vous n'aurez plus à la refaire. La procédure d'archivage, elle, devra être réalisée de temps en temps :

Assurez-vous que vous avez bien effectué la configuration ci-dessus.

Pour archiver vos messages, rendez-vous de temps en temps dans le dossier virtuel. Attendez que les messages s’affichent (cela peut prendre du temps, pendant lequel vous pouvez rtavailler dans un autre logiciel). Puis sélectionnez tous les messages, et cliquez sur le bouton Archiver.

Même si les messages sont présentés “en vrac” dans le dossier virtuel, l’archivage conservera leur arborescence, et les triera par année.

Attention, le bouton d'archivage est visible seulement au sein du volet de visualisation du mail. Faites bien attention à ne pas désactiver ce volet par inadvertance.

Réalisez cet archivage périodiquement. Cela peut être tous les mois, tous les 6 mois,… à vous de voir. Plus vous le faites souvent, plus ce sera rapide.

Outlook permet la mise en place d'un archivage automatique périodique.

Pour ce faire, cliquez sur Fichier puis Options, une fenêtre s'ouvre. Dans la partie gauche de cette fenêtre, cliquez sur Options avancées puis à droite sur Paramètres d'archivage automatique.

Dans la fenêtre de configuration :

• Cochez la case Archiver automatiquement tous les x jours et indiquez 1 jours.
• Décochez la case Demander avant l'exécution de l'archivage automatique.
• Après Effacer les éléments plus anciens que, indiquez par exemple 2 ans.
• Cliquez ensuite sur Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant avant de finir la configuration en cliquant sur OK.

Si vous avez besoin de conserver les messages de certains dossiers plus longtemps que 2 ans, vous pouvez effectuer la même opération sur ces dossiers (clic droit > Options > Options avancées > Paramètres d'archivage automatique) et choisir dans Effacer les éléments plus anciens que une durée plus longue. Mais dans ce cas, ne cliquez pas sur le bouton Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant.

Pour consulter vos archives il vous suffit ensuite d’aller dans la boite archives qui se situe dans l’onglet gauche et qui contient vos boîtes mail archivées.

Mail ne permet pas d'archiver des messages localement

La seule solution consiste donc à installer Thunderbird en plus de Mail, à le configurer pour l'archivage comme indiqué ci-dessus, et à l'ouvrir de temps en temps pour archiver les messages.