Fonctionnement de la signature

Toutes les boîtes mail ont une signature automatique.

• Il est donc inutile d'en configurer une vous-mêmes.
• Il est également déconseillé de modifier votre signature dans les paramètres d'Outlook, car un script la régénère chaque nuit. Toute modification manuelle sera donc effacée le lendemain.

Visuellement, il y a une différence selon la licence dont vous disposez :

• Pour les boîtes E3 et partagées, vous ne voyez pas votre signature lorsque vous envoyez un message. C'est normal, et c'est hélas impossible de le changer. Outlook fonctionne ainsi.
• Pour les boîtes E1, vous voyez votre signature lorsque vous envoyez un message.

Voici le détail de chaque signature :

Logo SPF

[Prénom] [Nom]
[Poste (Fonction)]
[Service]
Secours populaire français
[Tél.: Téléphone fixe]
[Mobile : Téléphone mobile]
[Adresse] - [Code Postal] [Ville]
[Site web ]
[Réseaux sociaux]
Bannière de la campagne en cours [avec lien vers le site web]

Les textes [entre crochets] sont remplacés par les valeurs des champs correspondants.

Dans les cas du téléphone, du mobile et du service, si le champ n'est pas renseigné il n'y a pas de ligne.

Certains champs proviennent de votre compte de messagerie O365, et donc des informations que vous indiquez dans le fichier avec les adresses à créer :

• Prénom
• Nom
• Poste (Fonction)
• Service (nous conseillons d'utiliser ce champ pour indiquer l'implantation dont fait partie une personne : Fédération de l'Ain, Antenne de Zanzibar,…)
• Téléphone fixe
• Téléphone mobile

D'autres proviennent de PopStructure, en fonction de l'implantation à laquelle l'adresse est rattachée (ce rattachement est indiqué dans le fichier avec les adresses à créer) :

• Adresse
• Code Postal
• Ville
• Site web
• Réseaux sociaux

Pour terminer, les signatures sont en lien avec le nom d'expéditeur qui s'affiche lorsque vous envoyez un email.
Ce nom d'expéditeur est lui aussi automatiquement renseigné, de cette façon :

• Pour les boîtes personnelles (dont les Nom et le Prénom sont ceux d'une personne) : [Prénom] [Nom]
• Pour les boîtes d'implantations (Conseil de Région, Fédération, Comité, Antenne) : Secours populaire [Nom]

C'est pourquoi, pour les implantations, nous vous demanderons par exemple, d'indiquer comme Prénom “Fédération”, et comme Nom “de la Côte-d'Or”, ce qui affichera :

• “Secours populaire de la Côte-d'Or” dans le nom d'expéditeur
• “Fédération de la Côte-d'Or” dans la signature (à la place du prénom et du nom)

Notre système automatique a besoin de connaitre l'adresse expéditeur pour pouvoir fonctionner.

il vous faut vous assurer que le champ “De” de votre message, soit bien activé :

Tout d'abord, créez un nouveau message. Puis cliquez sur l'onglet Options. Là, cliquez sur les 3 points à droite, et cliquez sur De.

Un nouveau champ s'ajoute, au-dessus de À, qui vous permet de choisir avec quel compte vous voulez envoyer un message.

Cette opération faite, notre systeme devrait directement reconnaitre votre adresse email et ajouter la signature automatiquement.

Le logiciel Outlook est utilisé principalement pour les adresses ayant une licence E3. Rien ne vous empêche d'y configurer une licence E1 mais dans ce cas précis, le système de signature automatique ne fonctionne plus. Il vous faudra malheureusement créer une signature dédiée dans le logiciel de messagerie, que vous devrez ensuite ajouter à votre message avant de l'envoyer.

Dans Outlook creer un Nouveau message.

Dans le bandeau selectionnez Signature puis à nouveau Signatures.

Nota : Selon la taille de votre fenêtre, l'option peut être cachée dans le bandeau. Si vous ne la voyez pas directement, elle se trouve sous l'onglet joindre (pour joindre une signature)

Sélectionnez Nouveau, donnez un nom à la signature, puis sélectionnez OK.

Sous Modifier la signature, tapez votre signature et mettez-la en forme.

Cliquez sur OK et fermez le message.

Ouvrez à nouveau l'onglet Signatures et assurez-vous que le champ choisir une signature par défaut soit sur aucune pour nouveaux messages et réponse/transfert. Valider ensuite en cliquant sur Ok.

Une fois fait, lorsque vous créez un nouveau message, vous n'aurez plus qu'a cliquer sur l'option Signature et sélectionner la signature que vous avez créée.