Répondeur en cas d'absence

Si vous avez besoin d'un répondeur, plusieurs cas de figure se présentent :

• Si votre adresse a été migrée sur Office 365, il vous faut effectuer le réglage depuis le webmail Microsoft (pour les comptes E1 ou E3) ou depuis Outlook (pour les comptes E3).
• Si votre adresse n'a pas été migrée, il vous faut effectuer le réglage depuis le webmail Roundcube.

• Connectez-vous à votre compte.
• En haut à droite de la fenêtre, cliquer sur la roue crantée des Paramètres.
  
• Choisissez la rubrique Compte, puis Réponses automatiques
• Activez les réponses automatiques, et paramétrez votre répondeur. Il est conseillé de l'activer dès votre départ mais, si vous revenez un lundi matin, de le désactiver dès le vendredi soir précédent.
  

A compléter…

Attention : ce répondeur n'est pas programmable. Il vous faut donc l'activer au moment où vous souhaitez qu'il commence, et le désactiver à votre retour.

• Connectez-vous sur le webmail
• Dans la colonne de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur Filtres.
• L'option Répondeur apparaît grisée juste à droite, cliquez dessus.
  • Si l'option n'apparaît pas, vous pouvez la recréer avec les explications plus bas.

• Dans la partie de droite, renseignez votre message dans la zone Corps de courriel.
  • Il est conseillé de rédiger votre message au présent, car lorsque vos interlocuteur·ices le recevront, vous serez effectivement absent·e.
• Cochez l'option Le filtre est activé.
• Laissez les autres paramètres à leur valeur initiale.
• Enregistrez

Votre auto-répondeur est maintenant actif.

Pour désactiver votre auto-répondeur, rendez-vous à nouveau sur la fenêtre de configuration et cliquez sur le bouton Le filtre est activé puis sur Enregistrer.

Lorsque vous êtes de retour, la désactivation se passe de la même manière :

• Connectez-vous sur le webmail
• Dans la colonne de gauche, cliquez sur Paramètres, puis sur Filtres.
• Dans la colonne centrale, cliquez sur Répondeur.
• Puis à droite, désactivez-le.
• Enregistrez.

Attention : ne supprimez surtout pas le répondeur ! Il est pré-configuré, pour faciliter son activation. Si vous le supprimez, il vous faudra la prochaine fois le re-créer depuis une page blanche, et ce sera plus compliqué.

Il peut arriver que le message par défaut, intitulé Répondeur, ne soit pas présent. Dans ce cas, voici comment le créer (vous n'aurez à le faire qu'une fois).

En haut de la colonne de droite, cliquez sur Créer.

Dans Nom du filtre, indiquez Répondeur.

Si vous voulez activer le répondeur tout de suite, laissez Le filtre est activé coché. Sinon, décochez-le.

Dans Portée, choisissez tous les courriels.

Dans Action, choisissez Répondre avec le courriel.

Dans Corps du courriel (raison de l'absence), collez le texte suivant puis personnalisez-le :

Bonjour,

Je suis absent·e du xxx au xxx inclus.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.

En cas d'urgence, vous pouvez contacter xxx au xxx ou à l'adresse xxx

Solidairement,
–
xxx Nom xxx
Secours populaire français
Fédération xxx
https://www.secourspopulaire.fr/

“Tout ce qui est humain est nôtre”
Don en ligne : https://don.secourspopulaire.fr

Dans Objet du courriel, indiquez Réponse automatique d'absence

Sous Mes adresses courriel, cliquez sur Remplir avec toutes mes adresses. Votre adresse mail est ajoutée dans le champ au-dessus. Copiez-la, puis collez-la au-dessus, dans Adresse de réponse de l'expéditeur.

Dans Fréquence d'envoi des courriels, indiquez 1 (cela signifie que si quelqu'un vous écrit plusieurs fois, elle ou il ne recevra pas plus d'une réponse par jour, et c'est primordial de l'indiquer, pour éviter les boucles mail).

Enregistrez.

Votre message est prêt, vous pouvez maintenant l'activez ou le désactiver quand ce sera utile (ne le supprimez pas).