Il y a en général deux façons de consulter des messages électroniques :
La plupart des fournisseurs de messagerie pour le grand public (GMail, Orange, Free, Hotmail,…) vous poussent à utiliser leur webmail. Ainsi, ils savent tout de ce que vous faites : quels messages vous lisez, quels messages vous jetez, etc. GMail notamment, dont le but est de vous connaître pour vous délivrer de la publicité ciblée, fait cela très bien.
Mais il existe une autre solution, bien plus pratique à long terme, et qui existait bien avant les webmails. Il s’agit des logiciels de messagerie (Outlook, Thunderbird, Mail,…). Ces logiciels fonctionnent avec toutes les adresses, que ce soit une adresse GMail, Orange, Free, ou SPF. C’est cette solution qui est fortement conseillée.
Il est donc très fortement conseillé d'utiliser un logiciel de messagerie.
Plusieurs webmails, comme celui de GMail, cumulent plusieurs avantages des logiciels de messagerie. Mais il faut les importants moyens financiers de Google pour les proposer. Des structures “normales”, comme le SPF, ne peuvent pas arriver à un tel niveau de perfection. D’autant que les logiciels de messagerie existent, et que cela reviendrait à réinventer la roue.
Pour pouvez toutefois utiliser le webmail de façon temporaire, par exemple lorsque vous n’avez pas votre ordinateur à portée de main ou qu’il est en panne.
Les codes d’accès à utiliser dans les deux cas sont les mêmes : l’adresse mail comme identifiant, et son mot de passe.