Télécharger les propositions de bénévolat

Sur le site web de chaque fédération, 4 formulaires bénévole sont disponibles :

• Devenir bénévole
• Famille de vacances
• Médecins du SPF
• Enfant copain du Monde

Chaque fois qu’un de ces formulaires est rempli, un email vous est adressé. Vous pouvez personnaliser pour chaque formulaire l’adresse à laquelle les propositions sont envoyées. C'est expliqué ici.

Vous pouvez également télécharger les soumissions de chaque formulaire, par exemple si vous en recevez beaucoup et que vous voulez les exploiter dans un tableur.

Pré-requis : il faut être administrateur.trice de votre site.

Les données renseignées par les personnes qui se proposent pour être bénévole constituent des données personnelles.

Le RGPD impose de traiter ces données avec précautions. Cela implique, notamment :

• Que seules les personnes qui en ont besoin doivent y avoir accès.
• Qu’elles ne doivent pas être laissées accessibles sans protection, l’idéal étant de les stocker de façon chiffrée.
• Qu’elles doivent être supprimées ou anonymisées lorsqu’elles ne vous sont plus nécessaires.
  • Anonymiser signifie que l’on supprime tout ce qui peut permettre d’identifier la personne : identifiant, nom, prénom, adresse IP, adresse postale (sauf la ville et le CP), numéro de téléphone, date de naissance.

Une fois identifié.e, cliquez sur le lien Bénévoles dans la barre noire tout en haut.

4 onglets sont disponibles, pour choisir l’un des 4 formulaires.

Cliquez alors sur le lien Téléchargement, à droite.

Vous arrivez sur la page de téléchargement.

Précisez la période que vous souhaitez télécharger. Il est bon à savoir que chaque année, au cours du premier trimestre, les soumissions de plus de 2 ans sont supprimées. Vous pouvez donc télécharger, par exemple en 2020, les soumissions des années 2019 et 2020.

Choisissez le format de l’export. Le format Microsoft Excel est conseillé.

Puis cliquez sur le bouton Téléchargement.

Vous téléchargez alors un fichier Excel, avec lequel vous pouvez travaillez. Pensez bien à ce qui est expliqué dans l'avertissement plus haut.