Créer une ou plusieurs listes

Pour créer une liste, il vous faut indiquer dans un fichier-type les informations détaillées ci-dessous.

Si vous ne disposez pas de ce fichier-type, demandez-le à l’adresse listmaster@secourspopulaire.fr

Si vous êtes un comité ou une antenne, merci de vous rapprocher de votre fédération. Toutes les demandes doivent provenir d'une fédération.

Vous trouverez ci-dessous les indications pour remplir ce fichier.

En premier lieu, il vous faut déterminer qui, dans votre fédération, aura des droits de configuration sur toutes vos listes.

Il est conseillé de désigner au moins deux personnes, pour ne pas être bloqué en cas de maladie, congés,…

Ces personnes pourront paramétrer les droits des autres utilisateur.trices (ajouter et supprimer des abonné.es, envoyer des messages, modérer les messages). Et elles pourront, de fait, voir tous les messages et toustes les abonné.es de toutes vos listes. Leur accès à des données personnelles sera donc important. Il faut donc que ces personnes soient particulièrement sensibilisées aux précautions à prendre concernant les données personnelles .

Pour chaque liste, les deux paramètres principaux sont le type de liste et la modération. Cette classification est propre au SPF, et a été mise en place pour simplifier la création des listes. Sous ces deux appellations, ce sont plusieurs dizaines de paramètres qui sont déterminés de façon cohérente.

Trois types sont possibles :

• Discussion : Permet de mener des discussions à plusieurs. A chaque fois que quelqu’un répond à un message, tout le monde reçoit la réponse. Réservé en interne pour peu d’abonnés (moins de 100), possibilité d’accepter de grosses pièces jointes (jusqu’à 7 Mo).
• Diffusion interne : Permet d’envoyer des informations à un groupe de personnes, sur le modèle des listes pour l’envoi des Nouvelles. Lorsqu’on répond à un message, c’est l’expéditeur du message qui reçoit la réponse. Destiné à un usage interne, pour un nombre raisonnable d’abonnés (max 500), permet l’envoi de pièces jointes importantes (jusqu’à 5 Mo).
• Diffusion externe : Permet d’envoyer des informations à un groupe de personnes. Correspond à une Newsletter. Lorsqu’on répond à un message, c’est l’expéditeur du message qui reçoit la réponse. Destiné à un usage externe, pour un grand nombre d’abonnés (plusieurs milliers), taille des pièces jointes réduite (500 ko à 2 Mo, en fonction du nombre d’abonnés).

La modération détermine la façon dont les messages sont filtrés avant d’être distribués aux abonnés. On ne peut pas distribuer tous les messages qui sont envoyés à l’adresse de la liste, car on risquerait de relayer du spam aux abonné.es.
Chaque type de modération est adapté à plus ou moins de types de listes. En voici les explications. Les modérations adaptées à chaque type de liste sont également indiquées.

Trois paramètres vont permettre d’identifier votre liste :

Le nom de la liste ne comporte ni espace, ni caractères spéciaux. Il se finit obligatoirement par le numéro du département ou par quelques lettres qui indiquent la région (sauf pour les listes nationales). Il existe certains noms “standard” pour des besoins récurrents :

• benevoles : pour les personnes qui se sont proposés pour faire du bénévolat, et que vous sollicitez ensuite, mais qui ne sont pas forcément collectrices.
• collecteurs : pour des listes de collecteurs issues d’Atrium.
• cd : Comités départementaux
• cdm
• cfd : Commissions financières départementales
• donateurs : pour des listes d’information à destination des donateurs.
• infos : pour des newsletters publiques.
• mecenes ou partenaires : si vous voulez diffuser des informations spécifiquement à vos mécènes ou partenaires.
• presse : pour des listes d’information à la presse.
• sd : secrétariats départementaux
• structures : pour des listes d’information aux comités et antennes du département.

L’objet est une description courte de votre liste, en une phrase. Il figure dans le récapitulatif des listes qui se trouve sur le site web des listes, ainsi qu'en bas de tous les messages envoyés de toutes les listes, avant les liens pour se désabonner. Il est donc important qu’il soit clair.

La description permet de préciser l’objet et peut faire plusieurs phrases. Elle est importante car elle figure dans l’email de bienvenue qui sera envoyé à toustes les abonné·es.

C'est indicatif, pour nous permettre de vérifier si les autres paramètres sont cohérents avec la “taille” de la liste. indiquez donc un ordre de grandeur : 20, 300, 5000,…

C'est indicatif aussi, pour savoir un petit peu quels types de listes sont utilisés.

Très important : il sera ajouté, encadré par des crochets, au début de l'objet de chaque message envoyé. Il faut donc qu'il soit le plus court possible et qu'il mentionne le SPF.

Lorsqu'une personne est abonnée à une liste, elle reçoit un message de benvenue. Par défaut, ce message de bienvenue comporte quelques lignes qui indiquent comment s'abonner à Convergence numérique, avec un lien. Ceci a été fait car il est impossible de transmettre Convergence sur une liste. Chaque personne doit être abonnée individuellement. Pour s'assurer que toutes les personnes en lien avec le SPF connaissent Convergence et s'y abonnent si elles le souhaitent, nous avons donc mis en place cette mention.

Il est possible de supprimer cette mention, mais c'est réservé aux cas où cette mention serit problématique, car cela rend la liste plus complexe à administrer.

Il est possible d'abonner des listes à d'autres listes. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de vos collecteurs, et demander que cette liste soit abonnée aux Nouvelles du SPF. Ainsi, toutes les personnes que vous abonnerez à votre liste recevrot automatiquement les Nouvelles. Vous pouvez aussi par exemple abonner votre liste du CD à votre liste de collecteurs. Avec ce système, personne ne reçoit de message en double, Sympa effectue le dédoublonnement automatiquement.

C'est nous qui fixerons la taille maximum, qui est par défaut de 1 Mo pour les listes de diffusion externes, 3 Mo pour les listes de diffusion internes et 5 Mo pour les listes de discussion.

Avoir des tailles plus importantes est parfois possible. Mais il faut prendre en compte que l'email n'a pas été conçu pour envoyer des pièces jointes volumineuses. Et dans le cas des listes, c'est encore pire, car chaque email que vous envoyé sera multiplié par le nombre d'abonné·es. Si vous avez des fichiers volumineux à envoyer, il faut utiliser des solutions de stockage en ligne. Il en existe une intégrée aux listes, qui est expliquée ici.

Toutes ces informations figurent dans un fichier Excel récapitulatif pour chaque fédération ou service de l'AN.

Pour recevoir ce fichier, contactez-nous à l'adresse listmaster@secourspopulaire.fr.

Indiquez les paramètres souhaités, en utilisant une colonne par liste.

Merci de respecter les codes couleur : orange = ce que vous demandez ; vert = les derniers réglages que nous avons effectués.

Envoyez-nous le fichier à l'adresse listmaster@secourspopulaire.fr. Précisez dans l'email si la demande est urgente (moins d'une semaine).