Gérer les abonné·es

Les adresses électroniques sont des données personnelles, qu’il est interdit d’utiliser sans le consentement des personnes. Il n’y a qu’une exception à cette règle : l’intérêt légitime.

Cela signifie que :

• Vous devez avoir l’accord des personnes que vous abonnez à des listes de diffusion. Cet accord doit être explicite : écrire en petit caractères au bas d’un formulaire “Si vous ne vous y opposez pas nous vous abonnerons” n’est pas valable.
  • Sauf si vous considérez avoir un intérêt légitime. C’est-à-dire, par exemple, qu’abonner les élus au SD à la liste de diffusion du SD, ou des personnes qui se sont proposées pour être bénévoles à une liste qui permet de contacter les bénévoles peut être considéré comme un intérêt légitime. Si la liste est un outil et que l’utilisation que vous en faites est en adéquation avec une action volontaire des personnes que vous abonnez, vous pouvez avoir un intérêt légitime. De même, la CNIL a confirmé à France générosité que des associations faisant appel à la générosité du public pouvaient abonner des donatrices et donateurs à une newsletter et même leur envoyer des sollicitations pour faire des dons, à condition de permettre un désabonnement très simple. C’est en dernier ressort à vous à juger de cet intérêt légitime et à en prendre la responsabilité.
• Vous devez les informer que vous les abonnez. Ceci se fait automatiquement pour toutes les listes du serveur mutualisé : chaque abonné.e reçoit automatiquement un email qui l’en informe.
• Vous devez permettre aux personnes de se désabonner. Ceci se fait automatiquement aussi : un lien de désabonnement figure dans le message de bienvenue ainsi qu’en bas de chaque message envoyé sur chaque liste.
• Vous devez utiliser des solutions techniques qui assurent la protection des données personnelles. Cela se traduit de plusieurs manières :
  • La DSI de l’association nationale se charge de maintenir techniquement à jour l’outil Sympa et le serveur sur lequel il est utilisé. Le site web qui sert à l’administration, notamment, fonctionne aves le protocole sécurisé SSL.
  • N’envoyez pas de données personnelles par email, sauf lorsque c’est absolument nécessaire. L’email est un moyen de communication non sécurisé, qui transite en clair sur internet. La bonne image à avoir à l’esprit est celle d’une carte postale. Si vous devez échanger des fichiers d’adresses, utilisez des solutions de transfert de fichiers sécurisées, comme popTransfert.
  • Ne conservez ces fichiers que lorsque c’est nécessaire, et en les sécurisant. C’est-à-dire au minimum sur un ordinateur dont la session est protégée par un mot de passe robuste et qui se verrouille automatiquement après un certain temps d’inactivité, et idéalement sur un disque dur chiffré (BitLocker sur Windows ou FileVault sur Mac).

Tout ceci découle du RGPD. Il est donc primordial d’y souscrire avec le plus grand sérieux.

Des messages sont envoyés automatiquement lorsque vous abonnez ou désabonnez des adresses. Il est important d’en être conscient, surtout pour les listes avec plusieurs centaines ou milliers d’abonné·es.

Ces messages sont présentés ici.

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