Utiliser une adresse à plusieurs

Cela peut être utile dans le cas où vous avez besoin d’un support continu sur une boîte mail.

En partageant une adresse, elle devient moins dépendante de la disponibilité d’une seule personne (congés, arrêt maladie,…). Vous pouvez répondre plus vite, sans interruption. Chaque personne peut également se charger des sujets qu'elle maîtrise le mieux.

• Tous les utilisateurs doivent absolument être configurés en IMAP.
  • Si certaines personnes utilisent l’IMAP et d’autres le POP, il y a un risque de blocage complet de la boîte mail.
• Les contacts ne se synchronisent pas entre les différents utilisateurs.
• Tout message lu ou supprimé depuis un ordinateur est automatiquement marqué comme lu ou supprimé sur les autres.

• Créez des dossiers, et rangez-y les messages dès qu’ils sont traités. Ainsi, tout le monde sait que ce qui est dans la boîte de réception doit être traité.
• Utilisez toustes le même nom d’expéditeur (“Bénévolat SPF 34” par exemple). Mais personnalisez votre signature avec votre nom. Cela personnalise le message (on sait que c’est Jean qui a répondu), et en cas de réponses multiples vous verrez qui a apporté la réponse précédente.
• Si toutes les personnes qui se connectent à une boîte mail utilisent le même logiciel de messagerie, vous pouvez utiliser les Catégories (Outlook), les Etiquettes (Thunderbird) ou les Drapeaux (Mail sur Mac) pour partager des informations (assigner un message,…). Cela demande de configurer tous les ordinateurs de la même manière au début mais c’est ensuite très pratique.