Créer, modifier, supprimer des adresses

Chaque conseil de région ou fédération peut demander, à volonté, des créations, modifications ou suppressions d'adresses.

Les demandes des comités et antennes doivent passer par la fédération.

1. Les possibilités
2. Considérations légales
3. Comment faire en pratique

Vous pouvez avoir des adresses de 4 types :

• E1
• E3
• partagées
• ressources

Les adresses E1 et E3 sont des comptes Microsoft365 autonomes, qui en plus d'une boîte mail, permettent d'utiliser la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint,…).

• La licence E1 coûte 35,10 € TTC /an, et permet l'utilisation d'Office dans un navigateur web (Chrome, Edge, Firefox, Safari,…).
• La licence E3 coûte 95,44 € TTC /an, et permet d'installer les logiciel Office sur son ordinateur, téléphone et tablette.

Pour se connecter à ces boîtes, il faut, en plus du mot de passe, configurer l'authentification à deux facteurs. Il s'agit d'une mesure de sécurité, qui rend quasiment impossible le partage d'une boîte mail par plusieurs personnes. Ces adresses doivent donc être individuelle.

Les adresses partagées ne permettent pas de connexion “en direct”. Il faut disposer d'une adresse individuelle, laquelle a une délégation sur l'adresse partagée qui permet d'y accepter.

Typiquement, l'adresse partagée permet d'avoir plusieurs personnes qui partage une boîte mail :

• Camille accède à sa boîte mail personnelle camille@spf99.org, ce qui lui donne accès à contact@spf99.org
• Dominique accède à sa boîte mail personnelle dominique@spf99.org, ce qui lui donne accès à contact@spf99.org et à vacances@spf99.org
• Sacha accède à sa boîte mail personnelle sacha@spf99.org, ce qui lui donne accès à vacances@spf99.org
• Si Camille quitte le SPF, on désactive camille@spf99.org. Camille n'accède plus à contact@spf99.org. Rien ne change pour Dominique et Sacha.
• Si Lou arrive, on crée l'adresse lou@spf99.org, et on choisit si cette adresse lui permet d'accéder à contact@spf99.org et/ou à vacances@spf99.org. Et cela peut changer dans le temps si on veut.

Précision : on peut aussi avoir des délégations sur une adresse E1 ou E3. Par exemple, pour l’adresse d’un comité qui est configurée sur l’ordinateur du comité, et que plusieurs personnes consultent également de chez elles via leurs comptes individuels.

Les adresses ressources sont utilisées pour des salles de réunion (ce qui leur permet d'utiliser Teams) ou des équipements (comme des vidéoprojecteurs ou des véhicules, ce qui permet de les réserver en partageant leur agenda).

Une boîte mail dont l’adresse est nominative ne peut être consultée que par la personne à qui elle est dédiée.

Cela a des incidences sur ce que vous pourrez faire lors du départ d'une personne.

Toutes les explications ici.

Chaque fédération dispose d'un fichier de liaison, qui vous permet de nos envoyer toute demande de création, modification ou suppression d'adresse.

L'intérêt de ce fichier est double :

• Il contient la liste de vos adresses et de leurs paramètres, ce qui vous permet d'y voir clair.
• Il liste les informations dont nous avons besoin pour créer de nouvelles adresses, ce qui permet de ne rien oublier lors de votre demande.

Pour utiliser ce fichier, il faut nous indiquer quelles sont les personnes habilitées à y accéder. Ces personnes pourront nous transmettre toute demande de création, modification ou suppression d'adresse. Elles doivent être validées par le ou la Secrétaire général·e ou directeur·ice.

Nous donnerons alors accès au fichier aux personnes autorisées, et elles pourront nous transmettre leurs demandes, qui sont en général traitées dans la journée.

Les informations à fournir pour chaque demande sont expliquées ici.