Créer, modifier, supprimer des adresses

Une boîte mail dont l’adresse est nominative (exemple : henriette.steinberg@secourspopulaire.fr) ne peut être consultée que par la personne à qui elle est dédiée. Il y a deux exceptions à cette règle :

• Si vous disposez d’une attestation signée de la personne, qui autorise le Secours populaire à accéder au contenu de sa boîte mail.
• Si une charte informatique inclut cette autorisation, et a été acceptée par la personne en question. Une telle charte peut être imposée aux salariés, pas aux bénévoles.

A l’inverse, une boîte dont l’adresse est celle d’une fonction (exemple : benevolat@secourspopulaire.fr) est la propriété du Secours populaire, qui peut continuer à accéder à tout son historique si la personne en charge de la consulter change.

Tout message envoyé ou reçu depuis la messagerie professionnelle est supposé avoir un caractère professionnel, sauf s'il est clairement identifié comme étant personnel (par exemple, avec l'indication “Personnel” ou “Privé” en objet ou classé dans un répertoire “Personnel”).
Un message identifié comme personnel est considéré comme une correspondance privée et l’employeur doit en respecter le secret.
La violation du secret des correspondances est une infraction pénale !

En conséquence, un employeur doit considérer qu’une adresse, même professionnelle, dont l’intitulé est nominatif, peut contenir des correspondances personnelles. Il ne peut donc transmettre cette adresse à une autre personne, et doit la supprimer après le départ de la personne en question.
L’employeur peut toutefois lire les messages professionnels avant de supprimer le compte d’un ancien salarié, en prenant les précautions nécessaires pour ne pas prendre connaissance des messages personnels.

En conséquence, si une personne quitte le SPF et est remplacée par une autre :

• Si sa boîte mail n’est pas nominative, elle peut être conservée et utilisée par une autre personne.
• Si la boîte mail est nominative et que vous disposez d’une autorisation mentionnée ci-dessus, il est possible de transmettre les messages de l’ancienne boîte vers celle de la nouvelle personne qui reprend le poste.
• Si la boîte mail est nominative et que vous ne disposez pas d’une autorisation mentionnée ci-dessus, vous avez l’obligation de supprimer la boîte mail. La personne qui remplace celle qui est partie devra avoir une nouvelle boîte mail à son nom. Un représentant de l’employeur peut prendre connaissance des messages, pour répondre ou transférer ceux qui le justifient, en prenant les précautions pour ne pas consulter d’éventuels messages personnels.

Dans tous les cas, nous pouvons mettre en place un répondeur qui indique aux personnes écrivant à l’ancienne adresse à quelle personne s’adresser désormais.

Chaque fédération dispose d'un fichier de liaison, qui vous permet de nos envoyer toute demande de création, modification ou suppression d'adresse.

L'intérêt de ce fichier est double :

• Il contient la liste de vos adresses et de leurs paramètres, ce qui vous permet d'y voir clair.
• Il liste les informations dont nous avons besoin pour créer de nouvelles adresses, ce qui permet de ne rien oublier lors de votre demande.

Pour utiliser ce fichier, il faut nous indiquer quelles sont les personnes habilitées à y accéder. Ces personnes pourront nous transmettre toute demande de création, modification ou suppression d'adresse. Elles doivent être validées par le ou la Secrétaire général·e ou directeur·ice.

Nous donnerons alors accès au fichier aux personnes autorisées, et elles pourront nous transmettre leurs demandes, qui sont en général traitées dans la journée.

Pour chaque adresse, nous avons impérativement besoin des informations suivantes :

• L'adresse (cf les règles de nommage)
• Le type d'adresse : E1, E3 ou Partagée. La différence est la suivante :
  • E1 = permet l'utilisation des logiciels Microsoft (Word, Excel, Outlook,…) dans un navigateur web (ainsi que l'installation du logiciel Outlook sur téléphone). La licence coûte 33€ /an.
  • E3 = permet d'installer les logiciels Microsoft (Word, Excel, Outlook,…) sur son ordinateur. La licence coûte 99€ /an.
  • Partagée = une adresse sans licence ni mot de passe, à laquelle on se connecte depui une adresse E1 ou E3. Cela permet par exemple d'avoir une adresse de comité à laquelle les responsables du comité se connectent depuis leurs comptes personnels.
• Les nom et prénom de la personne qui utilisera l'adresse. Les principes, notamment pour les adresses génériques ou d'implantations, sont expliquées dans les règles de nommage.
• L'implantation de rattachement. Il s'agit du numéro Atrium du Conseil de région, fédération, comité, antenne, centrale de collectage,… dont d'pend l'adresse. C'est le nombre à la fin du code structure, il fait 2 à 4 chiffres.

Vous pouvez également fournir les informations suivzantes, qui figureront dans la signature :

• La fonction
• Le service, où nous vous conseillons d'indiquer le nom de l'implantation (Antenne de Joli Village, Fédération de Creuse-Maritime,…)
• Le téléphone fixe
• Le téléphone mobile