Exporter mon carnet d'adresses

Lors de la migration des boîtes mail de l'ancien système vers le nouveau, tous vos emails seront copiés. Mais pas les carnets d'adresses ni les agendas. Il vous faut donc les exporter avant la date de la migration, puis les importer après la migration dans le nouveau système.

Ce tutoriel vous explique comment exporter le carnet d'adresses.

Attention : il n'est hélas pas possible d'exporter les listes que vous avez pu créer dans votre logiciel de messagerie. Vous devrez donc les re-créer manuellement. Si vous écrivez souvent à un groupe de personnes, il est fortement conseillé d'utiliser de vraies listes de diffusion, et pas des listes de votre logiciel de messagerie.

Il y a trois cas de figure possibles :

1. Vous utilisez le webmail
2. Vous utilisez Thunderbird
3. Vous utilisez Outlook

• Connectez-vous au webmail puis allez dans les Contacts. Là, cliquez sur le groupe à exporter (a priori, Adresses personnelles), puis à droite sur Exporter.

Vos contacts s'enregitrent dans votre dossier des Téléchargements. Vous venez d’exporter vos contact au format vcf.

Cependant, Microsoft ne sait pas reconnaître le format vcf. Il va donc falloir transformer le fichier au format csv.

Pour cela, il est nécessaire d’utiliser Thunderbird, qui sait manipuler les deux formats de fichier. Il y a donc deux possibilités ici :

• Soit vous avez accès à un ordinateur sur lequel Thunderbird est installé. Dans ce cas vous pouvez :
  • Suivre la procédure pour Importer les contacts dans Thunderbird.
  • Puis suivre les explications ci-dessous pour les exporter au format csv.
• Soit vous n’y avez pas accès. Dans ce cas envoyez-nous un message à l’adresse postmaster@secourspopulaire.fr pour nous demander d’effectuer la transformation.

• Connectez vous sur Thunderbird puis cliquez sur Adresses. Ensuite, faite un clic droit sur le carnet d'adresse qui vous interesse et cliquez sur Exporter.

• Une page s’affiche alors, sélectionnez Enregistrer le fichier pour télécharger vos contact au format csv.

• Vous venez d’exporter le carnet d'adresse que vous avez sélectionné au format csv. Conservez-le pour l'importer lors de la migration.

• Connectez-vous sur Outlook puis cliquez sur Fichier en haut à gauche. Sélectionnez ensuite Ouvrir et exporter dans le bandeau de gauche, puis cliquez sur Importer / Exporter

• Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Exporter des données vers un fichier, puis cliquez sur suivant

• Dans la fenêtre qui suit, sélectionnez Valeurs séparées par une virgule puis cliquez sur suivant

• Au sein de cette nouvelle fenêtre, vous devez maintenant repérer au sein de votre fichier de données Outlook l'element Contacts et le sélectionner. Puis cliquez sur suivant.

• Dans la fenêtre qui suit, il vous faut déterminer où sauvegarder vos contacts sur votre ordinateur en cliquant sur Parcourir. Une fois fait, cliquez sur suivant.

• Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Terminer pour lancer l'export de vos contacts au format csv.

• C'est fini. Conservez bien le fichier avec vos contacts.

Si vous avez créé des groupes de contact dans votre Outlook, ces derniers risquent de ne pas être exportés avec votre carnet d'adresses. Si c'est votre cas, il est tout à fait possible de les récupérer avec quelques manipulations supplémentaires.

Dans un premier temps, il vous faudra sauvegarder les contacts du groupe au format texte, sur votre ordinateur :

Double-cliquez sur le groupe de contacts dans votre outlook et une nouvelle fenêtre affichant la liste des contacts présents s'ouvrira. (dans les captures ci-dessous, le groupe de contact se nomme groupe test)

Au sein de cette nouvelle fenetre, cliquez sur fichier en haut à gauche.

Puis sur enregistrer sous

Avant d'enregistrer votre fichier à l'endroit qui vous convient, assurez-vous de modifier le format du fichier pour texte seulement (txt)

Avant de passer à la section suivante, je vous invite à ouvrir le fichier texte que vous venez de sauvegarder et à apporter les ajustements suivants :

* supprimer la ligne Membres:

* remplacer le texte Nom du groupe de contacts par Nom

* Remplacer le nom du groupe de contact par email

Le résultat attendu

Sauvegarder ensuite votre fichier.

Le plus simple pour cela est d’utiliser Thunderbird, qui sait manipuler les deux formats de fichier. Il y a donc deux possibilités ici :

• Soit vous avez accès à un ordinateur sur lequel Thunderbird est installé. Dans ce cas vous pouvez suivre les explications ci-dessous.
• Soit vous n’y avez pas accès. Dans ce cas envoyez-nous un message à l’adresse postmaster@secourspopulaire.fr pour nous demander d’effectuer la transformation.

Si vous avez accès à Thunderbird, il faut d’abord importer les contacts :

La première étape consiste à se connecter à votre adresse de messagerie via le logiciel Thunderbird. Ensuite, cliquez sur le menu Outils puis Importer.

Une page s’ouvre alors vous demandant ce que vous souhaitez importer, sélectionner Carnets d’adresses puis cliquer sur Suivant.

On vous demande maintenant le type de fichier à importer, choisissez fichier séparé par des virgules ou tabulation (csv, tsv), et cliquez sur continuer.

Sélectionnez maintenant votre fichier texte. Si vous ne le trouvez pas, je vous invite à afficher tous les fichiers dans la fenêtre de recherche.

Thunderbird vous propose maintenant de faire correspondre les champs qu'il a trouvés dans votre fichier avec ceux de son carnet d'adresses.

Ici, je vous invite à faire correspondre le champ Nom avec Nom à afficher et le champ email avec adresse email principale. (Vous remarquerez que ce sont les champs que vous avez précédemment ajoutés dans votre fichier texte)

Je vous invite ensuite à enregistrer les contacts au sein d'un nouveau répertoire.

Vos contacts sont maintenant importés dans Thunderbird.

Ensuite, ouvrez le carnet d’adresses et sélectionnez le carnet qui contient les contacts que vous venez d’importer.

Dans le menu Outil, choisissez Exporter…

Choisissez le format Séparé par des virgules (encodage du système), choisisssez l’emplacement où vous voulez enregistrer le fichier. Cliquez sur Enregistrer.

Votre fichier .csv est prêt, vous pourez maintenant maintenant l’importer dans Outlook.