Migration des boîtes mail mutualisées

Le système d’adresses mutualisées du spf (@spfxx.org) utilise un système basique, qui fournit des adresses mail fonctionnelles, mais sans les services “modernes” que sont des carnets d’adresses et agenda synchronisés et partagés.

Ce projet de migration vise donc à déplacer les boîtes mail vers un système plus moderne et complet, qui par la même occasion sera le même que celui utilisé par l’Association nationale. Tout le monde disposera ainsi du même outil, à savoir Outlook 365.

Il va y avoir plusieurs étapes. Les voici (elles sont détaillées plus bas) :

1. Définir quelle fédération est migrée à quel moment.
2. Avant la migration :
   1. [J-22] Nous vous envoyons un fichier avec toutes vos adresses actuelles.
   2. [J-8] Vous y répondez en nous disant :
      1. lesquelles doivent être conservées ;
      2. avec quelle licence ;
      3. et les informations d'annuaire (nom, prénom,…).
   3. [J-5] Si tout va bien, nous confirmons ensemble la date de migration.
   4. [J-5 à J-1] Vous prenez connaissance des procédures, et faites des exports de vos carnets d’adresses et agendas.
   5. [J-1 à 16h] Vous n’avez plus accès à vos boîtes mail.
   6. [J-1 à 18h] Les nouvelles adresses sont créées, nous vous envoyons la liste et leurs mots de passe.
      1. Les emails arrivent sur les nouvelles boîtes.
      2. Les anciens emails commencent à y être copiés.
3. Le jour J :
   1. Vous pouvez accéder aux nouvelles adresses et changer les mots de passe.
      1. Vous configurez vos logiciels de messagerie.
      2. Vous importez vos carnets d’adresses et agendas.
   2. Sur les grosses boîtes mail, la copie des anciens messages peut durer plusieurs heures, voire quelques jours.
      1. Une fois la copie des anciens emails terminée, nous vous prévenons.
4. C’est fini !
   1. Le support change : fini postmaster@secourspopulaire.fr, bonjour support.secourspopulaire.fr

Nous allons procéder en plusieurs lots. A chaque fois, 20 à 40 fédérations ou régions seront migrées. Ceci permet d’étaler la charge de travail et le traitement d’éventuels problèmes (il faut toujours faire en sorte qu’il n’y ait pas de problème, mais prévoir qu’il peut y en avoir 😉).

Voici les dates concernant les 4 lots :

Contactez-nous dès que possible à l’adresse postmaster@secourspopulaire.fr pour nous dire à quel moment vous souhaitez migrer. Vous pouvez nous indiquer plusieurs dates. Ainsi, nous pourrons répartir les structures pour une charge de travail homogène. Si une date est pleine, il ne sera plus possible de la rejoindre.

Nous vous enverrons une liste de vos adresses. Ce sera l’occasion de confirmer lesquelles doivent être conservées. Les autres ne seront pas migrées.

Tout ceci se fera en complétant le fichier que nous vous aurons envoyé.

Dans le même fichier qu'à l'étape précédente, il faudra définir la licence à affecter à chaque adresse, en prenant en compte différents éléments :

• Les connexions deviendront individuelles et nominatives. Ainsi, si 3 personnes ont besoin d’accéder à une adresse dont l’intitulé est générique, chaque personne aura une adresse personnelle, à laquelle elle se connectera, et qui lui donnera accès à l’adresse générique. Cela permet de modifier à tout moment les personnes qui ont accès à une adresse générique, sans devoir changer son mot de passe. En conséquence, vous pourrez avoir besoin de plus d'adresses qu'auparavant. Indiquez-les dans les lignes libres du fichier Excel que nous vous avons transmis.
  • Si les différentes personnes qui accèdent à une boîte le font toutes depuis le même ordinateur (par exemple, l'ordinateur du Comité), alors il n'est pas utile d'avoir une boîte partagée. Il vaut mieux une adresse E1 ou E3.
• Si une personne est seule à accéder à une adresse générique et que vous souhaitez absolument conserver ce système, ce sera possible. Mais nous conseillons fortement de basculer vers le système des accès nominatifs, qui facilite grandement l’administration à long terme et garantit une meilleure sécurité d'accès à la boîte.
• Si un·e bénévole dispose d'une licence Microspft personnelle, il ou elle pourra utiliser les logiciels Microsoft avec sa licences personnelle. Il lui suffit donc d'avoir une licence SPF E1.
• Les licences E3 sont 3x plus onéreuses que les licences E1 : 2,76 € TTC /mois pour une licence E1, contre 8,24€ pour une licence E3. Il n’est donc pas viable financièrement de choisir des licences E3 pour tout le monde. Nos projections prévoient en moyenne 2/3 de licences E1 et 1/3 de licences E3. Si la réalité s’avère différente, l’AN pourra être amenée à facturer le surcoût aux fédérations qui dépassent ce quota.
  En fonction de votre demande, nous vous indiquerons avant la bascule le montant du surcoût possible.

Pour chaque adresse, vous aurez ainsi 4 possibilités :

• E1 = les logiciels de la suite Office peuvent être utilisés dans un navigateur web uniquement. Les emails également sont consultables dans le webmail de Microsoft. Le quota est de 50 Go.
• E3 = les logiciels de la suite Office, incluant Outlook, peuvent être installés sur votre ordinateur. Le quota est de 100 Go.
• Partagée = l’adresse sera utilisée par plusieurs personnes. Dans ce cas, chaque personne doit avoir une adresse personnelle, E1 ou E3.
• Ressource = permet d'administrer des salles, véhicules, matériels,… via un agenda partagé. Si vous ne savez pas ce que c'est, vous n'en avez pas besoin.

Cas particulier des scanners
Plusieurs fédérations ont des scanners qui peuvent envoyer des emails. Si vous utilisiez pour cela un compte @spfxx.org pour réaliser cet envoi, cela ne pourra pas être maintenu. En effet, les règles de sécurité mises en œuvre sur les nouvelles adresses sont incompatibles avec ce genre de métériel. La solution consiste alors à envoyer les scans depuis l'adresse mail qui vous est normalement fournie par votre fournisseur d'accès à internet (FAI).
A cette occasion, nous vous rappellons qu'il est déconseillé d'envoyer de tels scans à des partenaires directement depuis le scanner. Envoyez toujours le scan sur votre adresse, puis envoyez le fichier à votre partenaire depuis votre boîte mail. Ainsi, le destinataire pourra vous répondre, et vous serez alertés s'il y a un problème d'acheminement du message.

Toujours dans le même fichier, nous vous demanderons d'indiquer les Nom, Prénom, Téléphone,… à utiliser pour chaque adresse.

Ces informations seront utilisées pour 2 choses :

• Le carnet d'adresses partagé qui permet de retrouver les adresses de toutes les personnes au SPF.
• Les signatures qui seront automatiquement ajoutées en bas de chaque message envoyé. Ces signatures seront construites à partir des informations suivantes : Nom, Prénom, Fonction, Téléphone, Implantation de rattachement.
  • Pour l'implantation de rattachement, nous avons besoin de l'identifiant Atrium de l'implantation à laquelle est rattachée l'adresse. C'est le nombre à la fin du “Code structure” dans PopStructure.
    Par exemple, pour l'Antenne de Verdun : Code structure = ANT CE 055 0 00000 002689 ⇒ Identifiant = 2689. Ce code permet ensuite de récupérer l'adresse postale, l'adresse du site web et les adresses des réseaux sociaux, qui devront donc être correctement renseignés dans PopStructure.

Parmi les informations, vous pouvez indiquer un alias. Dans ce cas, les messages envoyés à l'alias sont renvoyés vers le compte. C'est utile par exemple si vous voulez avoir les adresses annemarie@spf99.org et anne-marie@spf99.org. L'une sera la vraie adresse (le compte), et l'autre sera un alias. Tous les emails envoyé à l'alias arriveront dans le compte.

Il faudra tester le transfert du domaine à l'avance, car si vous avez déjà configuré des outils Microsoft, il est possible qu'il y ait besoin de supprimer d'anciens comptes.

Si vous n’êtes pas prêt·es à temps, il sera possible de basculer sur la date suivante.

A noter : une foi que vous nous aurez renvoyé le fichier avec les adresses à migrer, nous vous indiquerons le coût qui pourra vous être facturé.
En effet, nous avons prévu un coût qui pourra être supporté par la mutualisation. Ce coût prend en compte un certain nombre d'adresses par fédération. Si le nombre d'adresses total est supérieur aux prévisions, le surcoût devra être pris en charge. Il a été décidé qu'il le sera par les fédérations qui utilisent le plus de boîtes mail. En fonction de la taille de votre fédération, vous avez ainsi “droit” à un certain nombre de licences prises en charge par la mutualisation. Les licences supplémentaires pourront vous être facturées.
Mais si le volume total des licences demandées ne dépasse pas nos prévisions, alors aucune facturation complémentaire n'aura lieu.

Prenez connaissance des tutoriels, et posez-nous des questions si ça n'est pas clair.

Faires des exports de vos carnets d'adresses et agendas, car ils ne seront pas migrés. Il vous faut donc avoir réalisé ces exports en amont, pour les importer le jour J.

Nous lançons concrètement les opérations : création de vos boîtes mail, redirection de votre domaine @spfxx.org vers les serveurs de Microsoft, et copie de vos anciens messages dans les nouvelles boîtes.

Dans la foulée, nous vous envoyons les mots de passe, à un compte PopTransfert qui aura été défini en amont.

Vous pouvez télécharger les mots de passe, et les transmettre à chaque personne.

Il vous faut ensuite configurer chaque boîte mail sur chaque poste, en suivant les instructions des tutoriels.

La plupart des anciens messages seront présents dans vos boîtes mail, mais selon la taille de chaque boîte mail et le volume global des boîtes mail migrées ce jour-là, cela peut s'étaler sur quelques jours. La bascule sera transparente pour les personnes qui vous enverront des messages, et aucun message ne sera normalement perdu.

Vos carnets d’adresses et agendas ne seront pas copiés. Des tutoriels sont disponibles pour les exporter depuis l’ancien système (Thunderbird, Outlook ou le webmail) et les importer dans le nouveau.

Consultez la FAQ.