Boîte mail pleine et quota

Chaque adresse électronique SPF a une limite, mais elle peut être augmentée sur simple demande, progressivement jusqu’à 5 Go, voire éventuellement plus si nécessaire.

Lorsque vous aprochez de la limite de votre quota, vous recevez deux messages d’avertissement. Le premier à 75% d’occupation et le second à 95%.

Certains réflexes s’avèrent de fausses bonnes idées :

1. Ignorer le message d’alerte.
2. Supprimer manuellement des emails tous les jours.
3. Comme je ne comprends pas ce qu’il faut faire, je ne fais rien.

À la place, il vaut mieux :

1. Lire les explications ci-dessous, dont voici un résumé (mais c’est mieux de tout lire) :
   1. Vérifier le protocole utilisé (pop ou imap).
   2. Vider la corbeille si elle contient beaucoup de messages.
   3. Si le b. est fait, archiver les anciens messages (et notamment les messages envoyés, qu’on oublie souvent).
   4. Si le c. est fait ou si vous n’avez pas de messages de plus de 2 ans, demander plus de quota.
2. Si vous ne savez pas quoi faire, nous contacter.

L’espace disque occupé par votre boîte mail a un coût double :

• un coût financier, car plus le SPF a besoin d’espace de stockage, plus il faut acheter de gros disques durs ;
• un coût environnemental, car plus de stockage signifie plus de consommation électrique, de climatisation,…

Ceci est démultiplié par le fait que les emails sont une application critique, avec un stockage redondant : il y a 3 disques sur le serveur (deux avec écriture simultanée en cas de plantage d’un des deux et un troisième en secours), plus deux sauvegardes (une sur le même site, une sur un site distant) qui conservent des sauvegardes incrémentales des 7 derniers jours.

Il est donc utile d’éviter une inflation sans fin des données stockées dans le nuage. Ce système d’alerte vous permet de regarder si vous avez besoin de plus de quota ou seulement de faire du ménage, et si vous avez besoin de plus d’espace, il suffit de nous le demander en répondant au message d’alerte. Ainsi, nous n’augmentons le quota que lorsque cela répond à un besoin. Et tout le monde est incité·e à faire du ménage / de l’archivage.

Il existe deux protocoles de messagerie. C’est-à-dire deux façons pour votre ordinateur de dialoguer avec le serveur de messagerie :

• Le protocole IMAP est le plus utilisé. Il vous permet de conserver tous vos messages sur le serveur en plus de votre ordinateur. Ainsi, vous pouvez synchroniser plusieurs ordinateurs, tablettes, téléphones avec la même boîte mail.
• Le protocole POP est plus ancien et maintenant moins utilisé. Si vous l’utilisez, à chaque fois que vous relevez vos messages, ils sont supprimés du serveur, et ne figurent donc que sur votre ordinateur. Vous devez donc toujours utiliser le même ordinateur pour consulter vos messages.

Il y a ici des explications pour savoir quel protocole vous utilisez.

Si vous utilisez le protocole POP, vous n’avez normalement pas besoin de plus de quota. Il faut donc vérifier votre configuration pour comprendre ce qui cloche.

Si vous êtes certain.e d’utiliser l‘IMAP, vous pouvez passer au paragraphe suivant.

Sinon, contactez-nous à l’adresse postmaster@secourspopulaire.fr pour éclaircir la situation.

Si vous utilisez le protocole IMAP seulement.

Profitez du message d’alerte pour vérifier s’il n’y a pas de vieux messages qu’il n’est plus utile de conserver. Vérifiez notamment :

• Le dossier avec les éléments envoyés. C’est souvent celui qui contient le plus de messages.
• Si la corbeille est bien vidée lorsque vous quittez votre logiciel de messagerie.
• Si vous supprimez les messages indésirables au fur-et-à-mesure.

Si vous utilisez le protocole IMAP seulement.

Si vous voulez conserver de vieux messages, il n’est pas forcément nécessaire de les conserver accessibles de n’importe-où sur un serveur disponible 24h/24.
En archivant vos messages, vous pouvez les effacer du serveur tout en les conservant sur votre ordinateur (pensez alors à avoir une sauvegarde).

C'est expliqué ici.

Si vous n’avez pas gardé le dernier message d’alerte ou s’il est ancien, il est utile de savoir quelle proportion de l’espace disponible vous utilisez. Voici comment faire.

Dans la colonne de gauche où figurent les dossiers, faites un clic droit sur le nom de votre boîte mail. Dans le menu, choisissez Propriétés du fichier de données…

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Taille du dossier…

Une nouvelle fenêtre s’ouvre, et vous indique l’espace total que vous occupez.

Malheureusement, Outlook ne vous indique pas votre quota. Le seul moyen de le connaître est de vous référer au dernier message que vous avez reçu à ce sujet ou de nous contacter.

Dans la colonne de gauche où figurent les dossiers, faites un clic droit sur le dossier des Courriers entrants. Dans le menu, choisissez Propriétés.

Dans la fenêtre qui s’onvre, cliquez sur l’onglet Quotas. Vous avez alors l’indication de votre quota et de l’espace occupé, avec les valeurs et un graphique.

Si vous utilisez le protocole IMAP, que vous avez déjà fait du ménage et que les vieux messages sont déjà supprimés ou archivés, vous avez besoin d’un quota plus important. Il suffit de le demander. Nous augmenterons votre quota par paliers : 1 Go > 2 Go > 3 Go > 5 Go. Ensuite, si vos besoins justifient d’avoir un quota particulièrement élevé il sera possible de monter jusqu’à 7 Go voire 10 Go. Par contre, il est exclu d’aller au-delà : il y aurait un risque que ce soit alors votre logiciel de messagerie qui n’arrive pas à gérer tant de messages, et qui plante et les supprime tous (c’est déjà arrivé).

Dans ce cas, surtout, surtout, ne créez pas pas un nouveau message ! Répondez à l’email d’alerte que vous avez reçu. Il sera alors envoyé à la bonne adresse, et il contient des informations qui nous seront utiles. Expliquez dans votre réponse si vous avez déjà effectué du ménage dans vos emails ou si vous avez une question.

Dans ce cas, répondez au message d’alerte que vous avez reçu. Nous verrons avec vous.

Vous pouvez aussi nous appeler.

Cela vaut aussi si vous n’êtes pas certain·e de ce qu’il faut faire.